Tenir soi-même la comptabilité d’une entreprise individuelle
En Belgique, tout le monde peut tenir sa propre comptabilité, et vous n’êtes pas tenu d’engager un comptable.
Si vous souhaitez, en tant qu’indépendant, tenir votre propre comptabilité, vous pouvez le faire gratuitement sur Excel ou bien passer par un outil de comptabilité comme ComptaFacile, qui se concentre particulièrement sur les indépendants qui veulent tenir leur propre comptabilité.
Quel que soit votre choix, vous économiserez plus de mille euros par an, même en tant qu’indépendant complémentaire !
Combien coûte un comptable en comparaison ?
| Comptable | Excel | ComptaFacile | |
|---|---|---|---|
| Moins de 30 factures d’achat et de vente par mois | 1200 à 1800 euros par an | 0 euro | à partir de 300 euros par an |
| De 30 à 60 factures d’achat et de vente par mois | 1500 à 2400 euros par an | 0 euro | à partir de 300 euros par an |
| De 60 à 150 factures d’achat et de vente par mois | Plus de 2400 euros | 0 euro | 708 euro par an |
Nous aborderons ci-dessous les différents éléments d’une comptabilité réelle :
Tenir sa propre comptabilité simplifiée
Si vous voulez tenir votre propre comptabilité, vous devriez choisir une comptabilité simplifiée (aussi appelée comptabilité simple). Ce type de comptabilité est plus intuitif qu’une comptabilité double, et vous ne devez pas essayer de comprendre les termes tels que « débit » et « crédit ».
Tenir une comptabilité simplifiée consiste en un remplissage de trois « journaux ». L’appellation « journal » est historique, car ces journaux sont évidemment tenus de manière électronique, désormais. Vous devez, en fait, penser à trois tableaux, dans lesquels vous enregistrez toutes vos opérations.
Journal des achats
Le journal des achats est un tableau reprenant tous vos achats, numérotés dans l’ordre. En tant qu’indépendant, certains de vos achats seront probablement utilisés de façon mixte : aussi bien pour votre activité professionnelle que privée (comme une facture de téléphone). Dans ces cas, vous devez toujours noter le pourcentage d’utilisation privée/professionnelle.
Journal des ventes
Le journal des ventes est un tableau reprenant toutes vos ventes, numérotées dans l’ordre. Pour les ventes pour lesquelles vous émettez des factures, chaque facture est enregistrée séparément dans ce journal.
Si vous faites aussi des ventes pour lesquelles vous n’émettez pas de factures, vous devez aussi tenir un « livre des recettes journalières ». Vous pouvez transposer les montants que vous y notez à la suite de ventes sans facture dans votre journal des ventes de façon hebdomadaire ou mensuelle.
Journal de trésorerie
Le journal de trésorerie est un tableau reprenant toutes vos recettes et paiements envoyés, numérotés dans l’ordre. Il s’agit donc aussi bien des paiements en cash et des virements bancaires que des éventuels paiements Paypal et autres
Vous enregistrez donc chaque vente et chaque achat deux fois dans votre comptabilité simplifiée : une fois dans votre journal des ventes ou des achats et une fois dans votre journal financier.
Par exemple : lorsque vous établissez une facture, vous l’enregistrez toujours dans votre journal des ventes. Ensuite, quand votre client effectue le paiement, vous l’enregistrez dans votre journal de trésorerie.
Votre impôt sur le revenu est toujours basé sur vos journaux des achats et des ventes.
Inventaire
Enfin, vous devez également, chaque année, tenir un inventaire de tous vos biens et toutes vos dettes. Lors de contrôles fiscaux, l’inventaire est surtout important pour connaître la valeur de votre stock, étant donné que cette valeur a une influence sur le calcul de votre base imposable. Les autres éléments sont moins importants, en ce qui concerne les contrôles fiscaux.
Les obligations susmentionnées sont très simples à faire soi-même sur Excel, complètement gratuitement. Malheureusement, des complications supplémentaires surviennent parfois, pour lesquelles online un logiciel de comptabilité en ligne est tout de même très pratique : les déclarations TVA, le listing client annuel, l’élaboration d’un compte de résultat et le remplissage de votre formulaire fiscal.
Établir sa propre déclaration TVA
Pour toute vente ou tout achat que vous enregistrez dans votre journal des ventes ou journal des achats, vous devez déterminer sur quels éléments de la déclarations TVA elles auront une influence. Ensuite, par trimestre et par grille, vous faites la somme de toutes vos ventes et tous vos achats. Inutile de préciser que le faire manuellement sur Excel est une véritable corvée. Sur ComptaFacile, sur base des informations qui vous sont demandées lors de l’enregistrement des achats et des ventes, les bons montants sont automatiquement insérés dans les bonnes grilles.
Par exemple : vous enregistrez une vente à un client belge dans votre journal des ventes. Vous vérifiez aussi que les montants suivants se retrouvent dans les grilles TVA suivantes :
Grille [00] : le montant hors TVA pour lequel vous devez payer 0 % de TVA
Grille [01] : le montant hors TVA pour lequel vous devez payer 6 % de TVA
Grille [02] : le montant hors TVA pour lequel vous devez payer 12 % de TVA
Grille [03] : le montant hors TVA pour lequel vous devez payer 21 % de TVA
Grille [54] : le montant de la TVA
Dans le prochain article, l’impact des types d’achats et de ventes les plus courants (environ une quinzaine) sur les grilles TVA sera abordé : Établir sa propre déclaration TVA.
Heureusement, un groupe de petits entrepreneurs y échappent : ceux qui ont le statut de la franchise de la TVA. Ce groupe ne doit pas payer de TVA sur ses ventes, mais il ne peut pas non plus récupérer de TVA sur ses achats. Par conséquent, ils ne doivent pas non plus remplir de déclarations TVA trimestrielles. (Mais toujours une déclaration annuelle et un listing client !)
Le prochain article évalue si ce statut est financièrement intéressant pour votre activité : La franchise de la TVA est-elle intéressante ?
Remplir son propre listing clients assujettis à la TVA
Chaque année, tous les entrepreneurs qui ont un numéro de TVA doivent envoyer à l’administration une liste reprenant leur chiffre d’affaires total, détaillé par client professionnel (= client avec un numéro de TVA pour qui une facture a été établie). Cela signifie que si vous tenez un journal des ventes sur Excel, vous devez prévoir une colonne avec le numéro de TVA du client pour chaque vente. Ainsi, vous connaitrez ensuite le montant des ventes par numéro de TVA.
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité en ligne, cela est bien sûr fait automatiquement pour vous.
Il faut aussi préciser que seuls les clients pour qui vous avez un chiffre d’affaires de plus de 250 euros doivent être enregistrés sur cette liste.
Remplir son propre compte de résultat et sa propre déclaration fiscale.
Sur base des achats et des ventes que vous enregistrez dans vos journaux des achats et des ventes, vous pouvez établir un compte de résultat. Un compte de résultat est un résumé de tous les coûts et recettes de vos activités commerciales et détermine ainsi la base imposable.
Dans une comptabilité simplifiée, un compte de résultat contient au moins les éléments suivants :
| [A] Chiffre d’affaires | |
| [B] Achat de marchandises, de matières premières et secondaires | Il s’agit des biens que vous avez acheté afin de les revendre (après transformation) à vos clients. |
| [B bis] Variation du stock | Il s’agit de la différence entre la valeur de votre stock au début et à la fin de l’année. |
| [C] Marge brute = [A] - ([B] - [B bis]) | Ce que à quoi vous devez faire attention ici est l’élément [B bis]. L’achat de marchandises n’a donc pas d’impact sur vos coûts ou votre marge brute, étant donné que [B] et [B bis] augmentent dans ce cas. Ce n’est qu’après une vente que ces achats apparaitront dans votre compte de résultat et vos recettes en tant que coûts nets. |
| [D] Autres coûts | Il s’agit de tous les achats qui ne se retrouvent pas sur la ligne [B] (par exemple : les fournitures de bureau, tous les services éventuels que vous avez payé, etc.). Cette ligne est également souvent divisée en catégories, pour que vous aillez un meilleur aperçu de la répartition de ces différents coûts. Dans une comptabilité simplifiée, vous pouvez vous-même choisir comment vous voulez organiser cette division. |
| [E] Amortissements | Lorsque vous achetez des biens qui durent plus d’un an et que vous ne revendez pas, vous pouvez ne pas enregistrez le prix d’achat total pour l’année d’achat dans votre compte de résultat : vous devez alors les amortir et, pour chaque année d’amortissement, vous enregistrerez une partie du prix d’achat dans votre compte de résultat. |
| [F] Base imposable = [C] - [D] - [E] |
Il faut aussi préciser que les montants du compte de résultat sont toujours des montants hors TVA. La part professionnelle de la TVA que vous ne pouvez pas récupérer sur vos achats peut en revanche être enregistrée dans le compte de résultat. Il est également important que, pour les achats destinés en partie à un usage privé, vous ne reportiez que la part professionnelle dans le compte de résultat.
Si vous souhaitez faire une compte de résultat vous-même dans Excel, vous devez donc, lorsque vous enregistrez des achats dans votre journal des achats, toujours indiquer si l’achat doit se retrouver dans la ligne « [B] marchandises, matières premières et secondaire », dans la ligne « [D] autres coûts » ou si il doit être amorti, et donc se retrouver dans la ligne « [E] amortissements ».
Bien sûr, un logiciel de comptabilité en ligne tel que ComptaFacile le fait automatiquement pour vous.
Suivi et pièces justificatives
Il ne suffit pas d’enregistrer vos achats et vos ventes dans vos journaux. Vous devez aussi garder les pièces justificatives pour ces transaction, afin de pouvoir démontrer, lors d’un contrôle, que ces informations n’ont pas été inventées par vous. Vous pouvez choisir vous-même de garder ces documents sous forme physique ou sous forme électronique. Le mieux à faire est de reporter le numéro de suivi de votre journal sur votre document physique pour pouvoir retrouver facilement la pièce justificative en cas de contrôle.
Sur ComptaFacile, il est également possible de joindre une version électronique de vos factures en tant que pièce jointe à une comptabilisation, afin de toujours pouvoir les demander en un clic lors d’un contrôle fiscal.